إنها الثانية عشرة مساءً موعد النوم أو محاسبة الذات لا أدري. أستلقي في سريري وأواجه سقف غرفتي ويعلو صوت ضميري متسائلًا ماذا فعلت اليوم؟ لم تنهِ مهام عملك كالمعتاد طبعًا! أين ذهبت مخططاتك التي صنعتها صباحًا؟ …..
أحاول البحث عن عذرٍ هنا أو هناك، أحاول إسكاته وإنهاء هذا الحوار بحزمةٍ من الوعود المتكررة حتى أستطيع النوم لأواجه مهام عملي مرةً أخرى لعلي أنجو هذه المرة.
في هذا المقال سنتحدث عن طرق زيادة الإنتاجية في العمل وكيفية تحسينها.
مفاهيم خاطئة حول زيادة الإنتاجية في العمل
نربط دائمًا الإنتاجية بعدد المهام التي استطعنا القيام بها في يومنا أو عدد الساعات التي قضيناها نعمل ولكن هذا ليس بالصحيح تمامًا يا صديقي.
فربما تكون المهام التي أنجزتها بسيطة وكان بإمكان غيرك إتمامها عنك، وربما كل تلك الساعات التي قضيتها لم تُسفر عن شيء.
“اعمل بذكاء” إن هذه الجملة تعد تلخيصًا لمفهوم الإنتاجية الصحيح وذلك عن طريق إنجاز أعمالك بكفاءة وبأعلى تركيز وخلال وقتها المحدد.
هنا وبعد أن حددنا مفهوم الإنتاجية في الفقرات التالية سنشرح بالتفصيل طرقا ونصائح لتحسين الإنتاجية في العمل.
من النهاية إلى البداية!!
تبدأ أولى خطواتك يا صديقي العزيز في تحسين إنتاجيتك من نهاية يومك لا من بدايته. فانهض من فراشك الآن واستبدل فقرة جلد الذات ولوم النفس قبل النوم بفقرة تخطيطٍ وتقييم. تقييم حيادي -دون قسوةٍ على نفسك- تدون فيه ما أنجزت وتخطيطٍ بسيط لمهامك في العمل لليوم التالي.
نم جيدًا واستيقظ مبكرًا
إن من العوامل المؤثرة في زيادة الإنتاجية في العمل طاقتك ونشاطك؛ فكيف يمكنك أن تتم أعمالك بكفاءة وبأقل وقت إن كنت مرهقًا بسبب قلة نومك؟! فاترك السهر يا صديقي واصنع عادات نومٍ جيدة وحاول الاستيقاظ مبكرًا حتى تستعد لعملك بشكلٍ لائق.
العقل السليم في الجسم السليم
إن أجسادنا وعقولنا يا صديقي تشبه تلك الآلات التي لا تعمل بدون وقود يمدها بالطاقة؛ لذلك احرص على إمدادهما بطعامٍ صحي يعين على العمل جيدًا.
خطط لعملك مرةً أخرى
بدأنا أولى خطواتنا في زيادة الإنتاجية في العمل بوضع قائمة مهامٍ مبسطة قبل النوم؛ لكن هذا لا يكفي يا صديقي. بعد وصولك للعمل انظر إلى قائمتك مرةً أخرى وصنف المهام الموجودة بها حسب أهميتها.
هناك العديد من الأدوات التي يمكنها مساعدتك في هذا وأهمها مصفوفة آيزنهاور (Eisenhower matrix).
في تلك المصفوفة تقسم المهام إلى أربعة أقسام وهي:
- هام وعاجل: وتوضع فيها أول المهام التي يجب عليك فعلها والبدء بها.
- هام وغير عاجل: تلك المهام التي يمكن التخطيط لها وأداؤها لاحقًا.
- غير هام وعاجل: تلك التي يمكنك تفويض شخص آخر بالقيام بها بدلًا عنك.
- غير هام وغير عاجل: يمكنك حذفها.
التهم ضفدعك الآن:
إن هذا هو عنوان أحد أشهر الكتب التي تتحدث عن تنظيم وإدارة الوقت. يصور الكاتب أن المهام الصعبة هي بمثابة الضفدع المقزز الذي عليك البدء به والتهامه أولًا حتى تستطيع إكمال يومك دون الشعور بالقلق.
ومن أسهل الطرق التي تعينك على إنجاز تلك المهمة الكبيرة هو تقسيمها إلى أجزاء أصغر.
فلنفترض أنك يا صديقي العزيز بصدد كتابة مقالٍ عن كيفية زيادة الإنتاجية في العمل فقسم ذلك إلى عدة مهام :
- ابحث سريعًا عن النقاط التي تريد أن تتحدث عنها.
- دوّن أهم الأفكار التي وصلت لها ورتبها.
- ابدأ في كتابة المقال.
- قم بمراجعته مرةً تلو الأخرى.
- أضف إليه الصور اللازمة.
وهكذا يمكنك إنهاء مهمتك الصعبة بنجاح وبأقل مجهودٍ يذكر.
التشتت… عدو الإنتاجية الأول
إن أول الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك بالعمل بدون أي إنتاجية تذكر هي المشتتات التي تحيط بك من كل اتجاه. وتتمثل تلك المشتتات في عدة صور أشهرها:
- وسائل التواصل الاجتماعي.
- الأفكار التي تطرأ على ذهنك في وقت العمل من حين لآخر.
- التفكير في المهام الأخرى المطلوبة منك.
- زملاؤك المحيطون بك.
ويمكنك التعامل مع تلك المشتتات بالكثير من الطرق فمثلًا:
- أغلق برامج التواصل الاجتماعي غير الهامة وقت العمل أو على الأقل أوقف إشعاراتها.
- ضع بجانبك ورقة صغيرة دون فيها الأفكار التي تظهر وقت أداء أحد مهامك وانظر إليها لاحقًا.
- أخبر من حولك أنك تحتاج للتركيز لبعض الوقت وكن واضحًا معهم.
- لا تقم بعمل أكثر من مهمةٍ في آن واحد.
جدد طاقتك
إن الحفاظ على مستوى طاقتك هو أحد أسرار زيادة الإنتاجية في العمل؛ لذلك يا صديقي خذ قسطًا من الراحة بين الحين والآخر. إن كان مسموحا لك بالخروج والتمشية ولو لدقائق خارج مكتبك أو التحدث إلى أحد زملائك أو تناول وجبة خفيفة فهذا أمرٌ رائع.
حفز نفسك بنفسك
لا شك أن تحفيز مديرك أو المحيطين بك هو أمرٌ مهم لزيادة إنتاجيتك في العمل؛ لكن عليك ألا تعتمد على هذا فقط. ابحث عن محفزاتك الداخلية التي تدفعك لإنهاء مهامك على أكمل وجه.
ولا تتردد في مكافأة نفسك بعد كل إنجاز أو مهمة أتممتها وقدر مجهودك دائمًا.
وأخيرًا تعلم قول “لا”
تعلم قول “لا” لكل المهام التي قد تكلف بها وهي ليست من ضمن المسمى الوظيفي لك أو اختصاصك في العمل.
تعلم قول “لا” لكل المغريات والمشتتات التي تؤثر على تركيزك وطاقتك وإنتاجيتك في العمل.
إن كنت تود معرفة أهمية قول “لا” اطلع على مقال الطيبة الزائدة.
وهكذا يا صديقي نكون قد عرضنا لك كل النصائح التي لدينا بشأن زيادة الإنتاجية في العمل؛ لكن إن كنت مديرًا لمشروعٍ ما أو صاحب شركة ربما تتساءل عن دورك في رفع الكفاءة الإنتاجية للموظفين. وهذا ما سنتحدث عنه في الفقرة التالية.
نصائح هامة تساعدك على رفع الكفاءة الإنتاجية للموظفين
أولًا: وفر بيئةً جيدةً للعمل
فإن وجود موظفيك في بيئةٍ جيدة وصحية ومنظمة تساعدهم على زيادة الإنتاجية في العمل بشكل كبير.
ثانيًا: اصنع روابط قوية بهم
إن من أول أُسس الإدارة الحكيمة هو صنع علاقةٍ قوية بينك وبين موظفيك ودعمهم نفسيََا ومعنويََا وتقدير مجهوداتهم مهما كانت صغيرة.
ثالثًا: الانتماء والمشاركة
عزز فيهم انتماءهم للعمل وأخبرهم دائمََا أنهم شركاء في النجاح فهذا من أكبر المحفزات التي تساعد على زيادة الإنتاجية في العمل.
رابعًا: ارفع من كفاءة موظفيك
لكي تصل إلى أعلى إنتاجية عليك رفع كفاءتهم عن طريق توفير تدريب لهم، ومعالجة نقاط الضعف لديهم، والنظر في المشاكل التي تعيق إنتاجيتهم من حين لآخر.
خامسًا: اهتم بصحتهم النفسية والجسدية واحترم أوقات ضعفهم وقدر أوقات قوتهم فهم بشر على كل حال.
في نهاية المقال يمكننا القول أن زيادة الإنتاجية في العمل هي مسؤولية مشتركة بين الموظف والمدير.
كذلك أود أن تضع في اعتبارك يا صديقي العزيز أنك لن تستطيع تغيير عاداتٍ أخذت من عمرك سنينًا طوالًا في غمضة عين، فكن صبورًا على نفسك وارفق بها فهي كل ما تملك.
كيفية تطوير الذات أثناء جلوسك في المنزل بسبب فيروس كورونا
